Operación verano Contilde: saca tiempo para lo que quieres

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Todo empezó cuando vimos una ilustración del facebook de Flamingueo sobre el tema de operación bikini, captación de moreno, cambio de armario y recepción del verano. Nos asustamos. Pensamos que seríamos como el helado de nata entre nuestras amigas este verano, cuando se acerquen las bodas y todas tengan ese tono dorado perfecto que hace que cualquier color te favorezca. Lo primero que se nos pasó por la cabeza fue adaptar la imagen para acercarla a nuestro ámbito, los traductores, e inmediatamente dijimos “es gracioso, pero menudo topicazo”. Vean, vean…

Verano traductor traducciones Contilde en Asturias

Verano traductor traducciones Contilde en Asturias

Es verdad que el brillo de la pantalla de nuestro ordenador no va a activar la melanina y que pasamos más horas frente a la pantalla que en ningún otro sitio pero ¡colegas! somos traductores (o lo que sea) y nadie mejor que nosotros para organizarse y aprovechar nuestro tiempo libre ¿o no? Nuestros amigos siempre nos envidian porque esto de trabajar en casa y ser tu propio jefe te permite decidir cuándo descansas y cuándo te quedas en pijama. Pues que se note. Hemos diseñado nuestra particular Operación verano Contilde. En Asturias el sol brilla por sus largas ausencias, sobre todo en invierno, así que a estas alturas del año hemos tomado la determinación de aprovecharlo al máximo. Desde hoy y hasta que nuestra piel luzca con un perfecto dorado nos trasladamos a la terraza y establecemos nuestros horarios y descansos según la previsión meteorológica. No vamos a dejar pasar ni un rayo. Pero no vamos a dejar de trabajar lo mismo o más que hasta ahora.

Resumen RollUP de Contilde

Resumen RollUP de Contilde

Para ello necesitamos mejorar al máximo nuestra productividad y evitar las distracciones mientras trabajamos (nubes mediante) para hacer todas las tareas de forma más eficaz. Hemos estado usando varias herramientas y estrategias en este sentido y algunas han funcionado realmente bien. Así que, de cara al verano, tú que estás leyendo esto y quieres empezar con tu particular horario de verano debes tomar nota, seas traductor o no. Por ejemplo, Unroll.me, una plataforma que os presentamos hace más de un año (entre los propósitos de 2015 en esta entrada del blog) y que permite quitar de tu bandeja de entrada del correo electrónico todos los mensajes que no te interesan. Puedes elegir entre meter las suscripciones en tu Roll y que lleguen todas juntas cuando tú quieras o simplemente hacerlas desaparecer y ver tu pantalla limpia y sin mil cosas por abrir.

¿Que para qué sirve todo esto? Pues imagínate, esta es mi situación. A día de hoy hay 253 páginas que me bombardean con newsletters que no me interesan así que en lugar de dedicarle un tiempo que no tengo en localizarlas y pedir en cada una de ellas que borren mi dirección de su base de datos simplemente con un sólo botón he conseguido no volver a ver ninguno de sus mensajes. Evidentemente ellos siguen teniendo mis datos, este sistema no sirve si lo que quieres es desaparecer de sus listas pero eso (quizás) puedas hacerlo más adelante cuando no tengas nada mejor que hacer (a mí ese momento todavía no me ha llegado y me temo que en verano tampoco). Hay otras 43 páginas cuya información sí me interesa pero no quiero que entren en mi bandeja de entrada sin llamar, sin pedir permiso y sacándome de mi trabajo cada quince minutos y haciendo que me distraiga. ¿Qué he hecho con ellas? Las he agrupado en mi Roll y le he dicho a Unroll que me las envíe todas juntitas una vez al día. En mi caso, cada mañana mientras desayuno leo todos los emails que me llegaron el día anterior procedentes de esas 43 páginas. La verdad es que detodas ellas recibo como mucho 5 al día (¡menos mal!). Como veis en la foto anterior solo 2 páginas han sobrevivido a mi  selección y siguen apareciendo como un correo normal en mi bandeja cuando llegan. Mientras escribía esta entrada he mirado a ver cuáles eran y he descubierto una página que me encanta y cuyos descuentos a veces solo duran un día y llegan por email (así que si lo leyera al día siguiente no podría usarlos) y otra que acepté por error y que ha pasado a ser la página 254 de mi lista de eliminadas.

Y ahora que el email ya no va a ser causa de distracciones podemos utilizar otras técnicas.

  • Bloquea anuncios y páginas que distraen: te recomiendo Adblock que te quita la gran mayoría de la publicidad de internet incluso en Youtube y Facebook. Tómate unos segundos en bloquear todo el contenido que te distrae y con esa “pequeña inversión” de tiempo habrás dejado de perder muchas horas a la semana. También existen páginas que te prohiben el acceso mientras trabajas a las web que te tienen enganchado. Por ejemplo, puedes pedir que no se muestren durante dos horas (y al entrar te aparecerá un cronómetro con el tiempo que queda para que puedas entrar) o incluso alguien puede ponerte una contraseña y no dártela hasta que hayas terminado con lo que tienes entre manos.
Todoist Contilde. Organizador tareas

Todoist Contilde. Organizador tareas

  • Organiza TODAS tus tareas en una sola aplicación: desde la lista de la compra, hasta los trámites pendientes, las entregas de trabajo, reuniones o conciertos. Esto te permitirá tenerlo todo controlado, que no se te pase nada e ir priorizando. Desde enero de 2015 nosotras usamos Todoist que nos permite incorporar tareas personales, compras, de trabajo, recados,… Además tiene un código de colores muy útil para que establezcas la prioridad de las tareas y puedes aplazarlas cuando ves que no las has podido hacer. Esta es mi semana. Tengo tareas marcadas en color rojo, naranja, amarillo o blanco según su importancia. Además puedo ver con qué se relacionan, si son de trabajo, personales o de estudios. A veces esto me permite agruparlas y aprovechar más el tiempo: si tengo varias compras o recados salgo una mañana y los hago todos y no tengo que irme varios días y perder más ratos cortos. O si tengo varias tareas que son de responder emails o hacer llamadas las agrupo para algún descanso. Además podemos asignarnos tareas unos a otros para recordar a nuestros compañeros cosas que tienen pendientes y la aplicación nos notifica cuando las tachan de su lista. Otra ventaja es que la tienes en tu escritorio del ordenador, en la tablet, en el móvil o en el email. Puedes acceder a ella cuándo y dónde quieras. Hay muchas otras opciones pero nosotros de momento estamos usando esta. Hay opciones para todos los gustos: echa un ojo a Wunderlist.

Y el complemento ideal para Todoist es Sunrise calendar que te permite centralizar todas las actividades diarias en un calendario muy visual y también se sincroniza con muchas otras aplicaciones como Google Calendar, iCloud, etc. Aunque solo está disponible en algunas Store.

  • Usa el modo no Molestar. No sé si lo tienen todos los móviles pero seguro que sí. Si esperas una llamada quizás debas dejarlo todo encendido pero que todos tus grupos de whatsapp estén sonando a la vez mientras trabajas no es la mejor idea. Este modo silencia todas las notificaciones de tu móvil (vengan de la aplicación que vengan) y, al menos en el mío, solo dejan sonar las llamadas de favoritos o aquellos números que llamen 3 veces en pocos minutos (casos de emergencia). Reconozcamos que muchas veces cualquier notificación nos lleva a consultar todas las redes sociales que tenemos.
  • Manda emails útiles. Trata de sintetizar al máximo y de incluir en el todas las eventualidades y datos que dispongas para que quien lo reciba pueda responderte rápido y aclararte todas las dudas sin tener que entrar en un intercambio en bucle de mensajes, preguntas y respuestas.
  • Delega. Es muy difícil cuando crees que tú eres la persona mejor indicada para hacer algo pero piensa que hay mucha gente por ahí que tiene unos conocimientos y una experiencia increíbles y sabrán hacerlo bien. Lo difícil no es delegar, es encontrar a la persona adecuada pero una vez más una pequeña inversión de tiempo puede evitarte mucho trabajo y ahorrarte tiempo.

Otras app que pueden resultarte útiles

  • Si trabajas en equipo o con un grupo de personas mira cómo funciona Trello
  • Si eres fan de los post-it puedes usar Google Keep (Android) y Recordatorios (iOS)
  • Si eres de los que tiene una libreta con mil notas relativas a diferentes temas: citas que te han gustado, ideas de planes que tienes ganas de hacer, stios donde te gustaría cenar, etc. lo mejor es que ordenes todo ese desastre en OneNote. Así cada vez que alguien te recomiende un libro lo apuntarás en el mismo sitio y sabrás donde buscarlo.
  • Si el reparto de tareas del hogar no te parece justo (sobre todo si trabajas en casa) o haces parones cada poco para poner la lavadora, sacar el lavavajillas o estar pendiente del horno y todo esto te roba más tiempo del que crees que sería justo puedes aprovecharte de FamilyTeam que hace todo mucho más divertido porque elige al azar a quién le toca hacer cada cosa y ofrece recompensas cuando se alcanzan los objetivos. Es ideal con niños.

Y si a estos trucos le sumas una buena aplicación de predicción del tiempo y la llegada del sol y vas cuadrándolo todo te aseguramos que este verano ¡por fin! vas a darle la vuelta a la tortilla y vas a aprovechar bien el tiempo. Y sí, cualquier momento del año es bueno para empezar a hacer estas cosas, para invertir un poquito de tiempo en probar algún método nuevo y encontrar el sistema que a cada uno le permita organizarse mejor. Porque todos sabemos que no merece la pena encerrarse en casa o en el trabajo un montón de horas sin ton ni son, de hecho, es mejor estar menos y aprovecharlas más. No nos gusta salir sabiendo que hemos perdido la mitad del día y no hemos aprovechado el otro medio que podríamoss haber estado al sol. Y quien dice al sol dice al aire, vale piscina, monte, playa o patio de casa.

¿Os animáis? Estas son las recetas para “nuestra operación verano Contilde” pero cada uno tiene que encontrar las suyas. A María le vienen genial la “libreta de las listas” y una pizarra con un calendario de todo el año que va rellenando, es más del método analógico pero también tiene todas sus cosas sincronizadas en todos los dispositivos. A Ángela todavía le cuesta no hacer las listas en papel y abandonar un poco la agenda de toda la vida pero ha probado estos métodos y está empezando a ser más tecnológica. Y el resultado es que trabaja menos horas o que trabajando las mismas tacha muchas cosas más de la lista. Incluso se ha propuesto tener algún día a la semana completamente libre (todavía no lo ha conseguido), pero está en ello. Estar menos horas trabajando no tiene que implicar trabajar menos. A veces, se trabaja más y sobre todo mucho mejor. 

Operación verano Contilde

Operación verano Contilde

Nosotras seguimos aprendiendo, os contaremos nuestros avances. Mientras, si veis que respondemos a un email desde el móvil o que se oye el mar a través del teléfono no significa que estemos de vacaciones, significa que nos hemos organizado bien y que estaremos al 100% con tu proyecto en nuestro horario de oficina estratégico.

El equipo de Contilde

 

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